贸仲的仲裁庭在裁决书里会怎么认定你的证据，几乎完全取决于你在纠纷发生之前做了什么，而不是之后。
说一件我自己碰到过的事：有个美国买家把一批定制的五金件退回来了，说规格不对。他有合同，有邮件，有跟供应商在微信上吵了两个月的聊天记录。他以为这些够了。
不够！
仲裁庭问了两个问题。第一个：你收到货的时候有没有在合同规定的验收期内进行检验？第二个：你有没有第三方检测报告证明规格不符？
两个都没有。
他的内部QC团队确实做了检查，留了一份内部备忘。但在仲裁庭看来，这跟你自己说”我的产品有问题”差不多——没有独立性。更糟的是，合同里写的验收期是收货后15天，他第一次正式跟供应商提出异议是第32天。根据《民法典》第621条的逻辑，超过约定检验期没有通知，可以被视为接受了货物质量。
案子最后虽然没有完全输——仲裁庭考虑了其他因素——但赔偿金额被压到了他预期的三分之一左右。
仲裁庭怎么看证据
中国仲裁的证据规则跟很多外国买家想的不太一样。几个关键的制度安排有必要先说清楚。
举证责任。 基本原则是”谁主张，谁举证”。你说供应商违约，你来证明。供应商说你没有按时付款，供应商来证明。这听起来是废话，但实际操作中它意味着：即使被申请人缺席了庭审、连答辩书都没交，你作为申请人仍然需要完整地举证。不举证就赢不了。
证据标准。 普通商事争议适用的是”优势证据”标准——你的证据比对方的更有说服力就行。但如果你主张对方存在欺诈行为，标准会提高到”清晰且令人信服”（clear and convincing）。这两个标准的区别在实务中影响很大。
不利推定。 2024年生效的CIETAC《证据指引》第23条规定：仲裁庭要求一方出示特定文件，对方无正当理由拒绝出示的，仲裁庭可以推定该文件内容对拒绝方不利。这条规则在国际仲裁里其实很常见——IBA取证规则第9.6条有同样的条款——但很多被申请人不知道，往往抱着”你没有我的文件你就证明不了”的心态。这个心态在2024规则下是危险的。
翻译一下白话：如果你的供应商有出厂检测记录但拒绝提交，仲裁庭可以直接认定那份记录对他不利。
最重要的几种证据
供应链质量纠纷的核心争议一般是”货有没有问题”。围绕这个问题，以下几种证据的权重差异很大。
第三方检测报告——最高权重。 SGS、TÜV、Bureau Veritas这类国际检测机构出具的报告，在仲裁庭看来就是独立的技术证据。尤其是获得CNAS或CMA认可资质的实验室，出具的报告在全国范围内具有法律效力。很多合同直接约定以特定机构的检测结果作为货物是否合格的判定标准。
我跟不少客户说过同样的话：你的QC主管写的邮件说货不合格，和SGS出的报告说货不合格，在仲裁庭那里完全不是一回事。前者是你的说法。后者是证据。
一条反直觉的信息：域外形成的第三方检测报告提交到中国仲裁，通常不需要公证认证。2023年11月7日海牙《取消外国公文书认证要求的公约》在中国生效后，文件认证程序进一步被简化——公约成员国之间，传统双认证（20-30个工作日）被Apostille替代（3-7个工作日）。而且，非公文性质的私文书（合同、往来函件、检测报告）原则上已经不再强制要求公证认证了。
微信聊天记录——能用但有条件。 2019年12月最高人民法院修改的《关于民事诉讼证据的若干规定》明确将微信聊天记录列为电子数据证据的一种。CIETAC的证据指引也将微信记录归类为书证。但是——这个”但是”很重要——有几道硬门槛：
第一道，身份核实。你得能证明微信那头是合同对方，不是他的助理、不是一个昵称叫”张总”但跟案件当事人无关的人。核实方式包括当事人自认、关联的手机号、以及在必要时请求腾讯公司协助调查。
第二道，完整性。你不能截取对你有利的部分。记录必须具有相对完整性——能够清晰反映你所主张的事实。我见过有些客户只截了十几条消息就交上来，开庭的时候对方说”你把上下文删了”。仲裁庭一般不会采信明显不完整的记录。
第三道，孤证不行。微信记录作为唯一的证据，证明力通常不足。最好是跟邮件、合同、转账记录、检测报告互相印证。
还有一个细节：微信语音消息比文字消息更难被采信。易变、难识别、容易被质疑真实性。你跟供应商在微信上的通话录音，如果对方否认说过那些话，你的举证难度会很大。
你自己的内部QC记录——权重最低。 不是说不能用。可以用。但仲裁庭不会把它当成独立的证据——因为你检查你自己的货，你说不行，这没有第三方公信力。在实务中，内部QC记录更多是作为辅助证据出现。
一个杀死很多案子的时间窗口
《民法典》第621条是一个你可能没注意过但杀伤力很大的条文。
规则是这样的：如果合同没有约定检验期，你在收到货物后应当在”合理期限”内通知卖方质量问题。如果你在收到货物之日起两年内都没有通知——货物视为合格。你对质量问题的索赔权就没了。
如果合同约定了检验期呢？你必须在约定的期限内完成检验并提出异议。超过了，同样视为合格。
第622条加了一个微妙的例外：如果约定的检验期限过短，导致你根据标的物性质和交易习惯难以完成全面检验，那这个期限仅视为对”外观瑕疵”的异议期。“隐蔽瑕疵”另外算。
还有一个救命的条款：如果卖方知道或者应当知道其提供的标的物不符合约定，买方不受通知期限的限制。但你要证明卖方知情，这本身又是一个举证问题。
我经手过的供应链纠纷里，因为错过验收期而导致索赔主张被部分或全部驳回的案子，比因为证据造假被驳回的多得多。
验收期不是一个”最好遵守”的建议。是一个收货以后就开始倒计时的截止日期。
损失怎么证明
假设你过了证据关——货确实有问题，你也有报告和记录证明——接下来的问题是：你损失了多少？这东西要怎么证明？
《民法典》第584条确立了损害赔偿的基本框架：赔偿额等于违约造成的实际损失加上合同履行后可获得的利益（可得利益），但不得超过违约方在订立合同时预见到或应当预见到的损失。
你需要证明三件事：损失存在、损失金额、损失与违约之间的因果关系。
实际损失相对好证明——合同价款、替代采购的差价、运费、仓储费。可得利益麻烦得多——你说本来能把这批货以更高的价格卖给你的客户，赚20%的利润，你需要提供行业利润率、历史交易记录、甚至审计报告来证明这个利润是真实的、确定的。
还有一个容易被忽视的规则：减轻损失义务（第591条）。作为非违约方，你有义务采取适当措施防止损失扩大。如果你收到了不合格的货物，放在仓库里六个月什么都没做——你对这六个月产生的仓储费不能索赔。你让损失扩大了。
我见过最夸张的一个案子，买家在收到不合格货物后十个月才联系律师。这十个月里他支付了仓储费、错过了替代采购的窗口、甚至还向他自己的客户承担了延迟交货的违约金。这些损失加在一起比货物本身的价值还高。但仲裁庭只支持了其中一部分——因为合理的减损措施应该是在发现问题后尽快安排退货或替代采购，而不是等着。
证据保全
如果你担心供应商会销毁证据——比如删除工厂的质检记录、报废有缺陷的样品——你可以申请证据保全。
在仲裁中，你向仲裁委员会提交证据保全申请，仲裁委负责转交给法院。国内仲裁案件由证据所在地的基层人民法院裁定；涉外仲裁案件由中级人民法院裁定。仲裁委本身不审查申请材料的格式——它的角色只是转交。
仲裁开始之前也可以申请。紧急情况下法院48小时内裁定。
法院可以要求你提供担保。如果被保全方擅自毁损或转移已采取保全措施的证据，法院可以推定你的主张成立——这本身就是一种不利推定的变体。
电子证据的保全越来越重要。可以通过公证机构固定（公证员见证取证过程并出具公证文书），也可以通过第三方区块链存证平台。杭州互联网法院在2018年就肯定了区块链证据的可采性——SHA-256哈希值加上元数据时间戳，记录在链上，篡改即可检测。成本低、操作快，对于需要固定网页内容或聊天记录的情况特别有用。
给你的一个清单
如果你在跟中国供应商做货物贸易，不管有没有纠纷，以下是你应该持续做的事：
- 合同验收期内完成检验（或在收到诉求后立即启动），把检验时间和结果书面记录下来
- 发现质量问题后，在合同约定的期限内或合理期限内书面通知供应商——邮件、信函、或者至少发一条微信再补一封邮件
- 安排第三方检测——SGS、TÜV、Bureau Veritas、或任何有CNAS/CMA资质的实验室
- 保留有缺陷的产品样品——物证在质量纠纷中有时候比任何文件都管用
- 微信聊天记录不要删、不要只截部分——如果可能的话做一个公证保全
- 如果你怀疑供应商可能销毁证据，尽快跟律师谈证据保全申请
- 所有非中文证据准备中文翻译
这不是一个纠纷发生后才去做的清单。这是一个你签完合同收到第一批货的时候就该对着看的清单。
如果你手上有一起供应链纠纷，并且不确定手里的证据够不够、该怎么补，可以直接联系我。我可以帮你做一个证据清单审查，告诉你现在有什么、还缺什么、来不来得及补。
本文是”涉中国供应链纠纷系列——每个买家都应该知道的事”的第五篇。上一篇：在中国仲裁，没你想的那么可怕（也没你想的那么贵）。下一篇：你的供应商抄了你的设计，还卖给了你的竞争对手。